Nije važno koliko ste potrošili na osiguranje različitih aspekata vašeg poslovanja; još uvijek vam treba plan kontinuiteta poslovanja.
Plan kontinuiteta poslovanja olakšava vam upravljanje katastrofama i ponovno pokretanje poslovanja u slučaju nepredviđenih nesretnih događaja. Uz plan kontinuiteta poslovanja, kad ne dođe do katastrofe, ne biste trebali mnogo gubiti u pogledu potencijalnih poduzeća, kupaca i zaposlenika. Mogli biste ponovo nastaviti svoj posao kao što se ništa nije dogodilo.
Plan kontinuiteta poslovanja jedan je od najjeftinijih oblika osiguranja koji društvo može imati, jer vas to neće koštati ništa. Ali nažalost, puno tvrtki radije prelazi na ovaj vitalni aspekt i obično se ne trudi dok ne postane prekasno. Da biste razvili vlastiti plan kontinuiteta poslovanja, evo nekoliko stavki popisa koje biste trebali uključiti.
Pisanje plana kontinuiteta poslovanja - uzorak predloška / kontrolni popis
1. Navedite ciljeve i ciljeve plana
Prvo, morate jasno analizirati razloge za stvaranje plana kontinuiteta poslovanja kao i ciljeve koje želite postići. Naravno, vaš glavni cilj stvaranja plana kontinuiteta poslovanja je pomoći vašoj tvrtki da se što brže odvrati u slučaju da je katastrofa pogodi. To trebate navesti u planu kontinuiteta poslovanja (BCP) kao i prirodi potencijalnih katastrofa.
2. Pomoćno osoblje
Zatim biste trebali napraviti popis osoblja koje će biti odgovorno za donošenje odluka ili ispunjavanje važnih uloga u slučaju katastrofe. Neke su funkcije previše važne da bi ih iz bilo kojeg razloga mogli ostaviti praznima jer bi njihovo ostavljanje prazno moglo dovesti do još većih problema za daljnje postojanje tvrtke. Trebali biste identificirati takve položaje i napraviti popis osoba koje bi takve pozicije popunjavale zajedno s njihovim kontaktnim adresama, adresama e-pošte i telefonskim brojem i svim ostalim potrebnim podacima za kontakt.
3. Vanjski kontakti
Pored internih kritičnih pozicija, neke su vanjske pozicije također vrlo kritične - poput poslovnih savjetnika, tvrtki odvjetnika i računovođa, bankara i savjetnika za informacijsku tehnologiju. To bi uglavnom trebali biti ljudi koji su instrumentalni i koji bi mogli pomoći u poslovanju da se brzo odbije. Trebali biste napraviti popis takvih ljudi kao i njihove adrese za kontakt i uključiti ga u vaš plan kontinuiteta poslovanja.
4. Oprema
To isto učinite i za kritičnu opremu. Postoje li strojevi ili oprema koji su presudni za rad vašeg poduzeća? Postoji li neki poseban softver koji sadrži važne poslovne podatke ? Trebali biste napraviti popis takve opreme i softvera. A ako postoje sigurnosne kopije izvan web-mjesta, treba ih uključiti i njih.
5. Poslovne dokumente
Svaka tvrtka ima neke vitalne dokumente i poslovne papire, poput svojih osnivačkih dokumenata, poreznih potvrda, bankovnih podataka, ugovora o najmu i podataka o osoblju. U slučaju da dođe do katastrofe poput požara ili poplave, takvi se dokumenti mogu izgubiti i tako dovesti do dodatnih komplikacija za posao. Kako namjeravate rješavati gubitak dokumenata ako se dogodi katastrofa ? To biste trebali uključiti i u svoj BCP.
6. Oprema za nepredviđene slučajeve
Pretpostavimo da proizvodna tvrtka gubi svu vitalnu opremu i strojeve koje koristi za proizvodnju svoje robe. Naravno, tvrtka bi osigurala tu opremu i mašine, ali osiguravajuće društvo vam neće isplatiti isti dan kada podnesete svoja potraživanja, zar ne? Da li biste tada ostavili svoje potrošače da vise i dopustili svojim konkurentima da vas preuzmu dok pokušavate ponovo okupiti sebe ? Morate pripremiti plan za opremu u izvanrednim situacijama koja bi se mogla koristiti za nastavak rada dok ponovno ne počnete raditi u potpunosti.
7. Nepredviđeno mjesto
Gdje biste privremeno preselili svoje poslovanje u slučaju da izgubite postojeće poslovne prostore? Mogu li vaši zaposlenici raditi od kuće čekajući vrijeme da oporavite svoju lokaciju ? To su stvari koje morate pogledati i detaljno opisati kako će se postupati ukoliko nastanu takve situacije.
8. Popis uputstava
Također bi trebao postojati popis s uputama koji sadrži nekoliko ključnih odgovornosti za postupanje u vrijeme katastrofe i način na koji treba s njima postupati. Na primjer, trebala bi postojati detaljna uputa o tome kako kontaktirati svoje osiguravajuće društvo radi informiranja o katastrofi, kao i na koji način podnijeti zahtjeve za osiguranjem. To treba učiniti za svaku ključnu odgovornost u tvrtki.
9. Dokumentacija vašeg plana kontinuiteta poslovanja
Po završetku pisanja plana kontinuiteta poslovanja provjerite je li dokument dokumentiran u mekim i čvrstim kopijama. Za soft kopije možete koristiti pohranu u oblaku i sigurnosne kopije izvan web-mjesta. Što se tiče tiskanih primjeraka, osigurajte da svako ključno osoblje ne samo da ima primjerak, već i razumije što s njim.
Iako je plan kontinuiteta poslovanja lako izraditi i trebao bi biti nešto što možete samostalno smisliti, razmislite o tome da zaposlite konzultanta koji bi to mogao riješiti za vas, ako smatrate da vam je to teško voditi.