Potrošili ste vrijeme kako biste stvorili ono što izgleda kao savršen plan kontinuiteta poslovanja. Već ste obučili sve dionike i pobrinuli se da svi ključni zaposlenici točno znaju što treba učiniti u svakom trenutku. Ali kako možete biti sigurni da imate solidan plan ?
Doista, ne možete reći ako niste testirali plan neprekidnog poslovanja kako bi vam dali ideju kako bi izgledala stvarna životna situacija. No, budući da niti jedan vlasnik tvrtke ne čeka da se dogodi katastrofa kako bi mogli testirati svoj plan kontinuiteta poslovanja, potrebno je smisliti kreativne načine testiranja plana. Prije nego što razgovaramo o nekim strategijama testiranja koje možete koristiti, važno je razmisliti kako planirati uspješne testove plana kontinuiteta poslovanja.
Prvo, morate odlučiti o svojim ciljevima za test. Što točno namjeravate postići? I kako biste mjerili performanse? Koje rezultate očekujete ? Morate odgovoriti na ova važna pitanja kako biste omogućili kreiranje čvrstih vježbi za testiranje vašeg plana kontinuiteta poslovanja.
Pomaže i okupljanje testnog dizajnerskog tima za vaš plan kontinuiteta poslovanja. Ovaj bi tim bio odgovoran za proučavanje glavnih područja poslovanja koja mogu biti pogođene izvanrednom katastrofom, a zatim razvija eksperimentalne i teorijske zadatke koji će pomoći u provođenju testova plana kontinuiteta poslovanja. Evo nekoliko kreativnih i pametnih načina za testiranje plana kontinuiteta poslovanja.
Kako testirati svoj plan kontinuiteta poslovanja
a. Rasprave na okruglom stolu
To bi se moglo postići tako da ključni zaposlenici ili odgovorni ljudi sjednu da razgovaraju o potencijalnim scenarijima katastrofa i kako će se s njima riješiti. Pametan je način utvrditi da svaki zaposlenik ili osoba koja reagira točno zna koja je njihova uloga u oporavku od katastrofe i da su zaista sposobni nositi se s tom ulogom.
Možete nekoga trenirati godinama da reagira, a opet biti duboko iznenađen kada se katastrofa na kraju dogodi - jer osoba nedovoljno djeluje. Da bi se izbjegle takve situacije, najbolje je utvrditi da li svi razumiju što se od njih traži verbalnim demonstracijama kako bi odgovorili na kritične katastrofalne situacije i kako bi se snašli u svojoj ulozi u planu poslovnog kontinuiteta.
b. Ispitajte neke varijable
Kad se katastrofa dogodi, uglavnom počinje kao situacija koja utječe na mali dio organizacije, koji se zatim širi i utječe na cijelu organizaciju. Na primjer, malo kršenje računala može se pretvoriti u veliku katastrofu za organizaciju ako se ne provjeri na vrijeme.
Stoga, ako želite testirati svoj plan kontinuiteta poslovanja, možete stvoriti malu testnu situaciju poput osakaćenja pristupa Internetu tvrtke ili namjerno ometati tijek posla, a zatim promatrati kako će na to reagirati zaposlenici. Ne biste također trebali zaboraviti usporediti njihove odgovore s onim što je detaljno opisano u planu kontinuiteta poslovanja kako biste bili sigurni da oni stvarno razumiju svoje uloge i ponašaju se u skladu s tim.
c. Stvorite nelagodu
Druga strategija koja dobro funkcionira je uvođenje situacije nelagode. Ako postoji nešto s čime su vaši zaposlenici toliko navikli raditi, pokušajte to eliminirati na nekoliko dana i pogledajte kako bi se mogli nositi bez toga.
Na primjer, dostavna vozila možete učiniti „nedostupnima“ nekoliko dana i vidjeti kako će oni osigurati da kupci budu i dalje zadovoljni i opskrbljeni. Ideja iza ovoga je promatrati kako bi vaši zaposlenici mogli reagirati i upravljati situacijom s ograničenim resursima.
d. Hitne vježbe
Ovo bi se moglo koristiti za testiranje plana kontinuiteta poslovanja kao i za odgovor zaposlenika na hitna i sigurnosna pitanja. Kada se dogodi katastrofa, prva vježba je evakuacija. Stoga morate biti sigurni da vaši zaposlenici i osobe koje reagiraju u potpunosti razumiju postupak evakuacije. Trebali biste osigurati da to radite barem jednom godišnje.
e. Seminari i obuke
Redovni seminari i obuke s praktičnim vježbama na kraju dana mogu vam pomoći u povećanju znanja vaših zaposlenika o planiranju kontinuiteta poslovanja. Osim toga, praktični testovi i zadaci na kraju takvih treninga također mogu pomoći u provjeri njihovog znanja.
f. Redoviti pregledi
Također pomaže u redovitom pregledu plana kontinuiteta poslovanja. Možete angažirati stručnjake za planiranje kontinuiteta poslovanja koji će vam pomoći u procjeni vašeg plana kao i spremnosti vaše tvrtke za katastrofe. Ovi će profesionalci pregledati vaš plan i dati stručne savjete o tome što biste trebali uključiti ili ukloniti iz plana kontinuiteta poslovanja kako biste ga učinili boljim.
Kako provoditi plan kontinuiteta poslovanja
Iako vam je potrebna umjerena doza optimizma da biste započeli i započeli raditi, uvijek biste trebali imati na umu da se vaše poslovanje u bilo kojem trenutku može suočiti s oštrim izazovima. Katastrofa je jedan od tih izazova.
Iako su katastrofe nepredviđene, za njih morate pripremiti posao, tako da on može i dalje biti suočen s tim katastrofama. Ne treba velika katastrofa poremetiti svakodnevno poslovanje vašeg preduzeća. Čak i jednostavna katastrofa poput prekida napajanja električnom energijom ili napada cyber-kriminalaca može nanijeti veliku štetu vašem poslu, neka nastanu velike katastrofe poput velikih poplava i uragana.
Plan neprekidnog poslovanja koordinirana je strategija koja uključuje planove i postupke koji klijentima osiguravaju da tvrtka ima mogućnost kontinuiranog zadovoljavanja njihovih potreba nakon neplaniranog poremećaja poslovanja. U pojedinostima se navodi kako će vaše poslovanje nastaviti s poslovanjem nakon što ga pogodi bilo koji oblik katastrofe. Imati svoje mjesto znači organizirati kako ćete i dalje isporučiti svoje proizvode ili usluge ( koji su najvažniji za poslovanje ) i identificirati resurse koji su vam potrebni za podršku kontinuiteta vašeg poslovanja.
Imati plan kontinuiteta poslovanja vrlo je važan. Međutim, implementacija na pravi način - i u pravo vrijeme - još je važnija. Nećete postići ciljeve planiranja kontinuiteta poslovanja ako vaš plan slabo provodi.
Vrste katastrofa s kojima se vaše poslovanje vjerojatno susreće odredit će koje radnje morate poduzeti kako biste osigurali kontinuitet poslovanja u slučaju takvih katastrofa. Na primjer, ako dođe do izbijanja požara ili bilo koje druge katastrofe koja predstavlja opasnost za zgradu vaše tvrtke, jedan od vaših najvažnijih planova trebao bi biti evakuacija zaposlenika u druge zone za sastanke. Međutim, ako dođe do katastrofe povezane s okolišem ili vremenskim prilikama, evakuacija zgrade vaše tvrtke može dovesti vaše zaposlenike u veći rizik od štete. Dakle, važno je poduzeti prave korake kada pokušavate osigurati kontinuitet poslovanja.
Provedba plana kontinuiteta poslovanja trebao bi biti lak zadatak, pod uvjetom da ste stavili sve potrebne napore na stvaranje plana. Korak koji ćete poduzeti tijekom implementacije ovisi o katastrofama za koje pripremate svoj posao. Evo tipičnih koraka koje treba poduzeti pri provođenju plana kontinuiteta poslovanja:
Korak 1-: Provjerite planove za kontinuitet poslovanja kako biste znali svoje planove evakuacije za vrstu katastrofe. Vaš prvi glavni cilj je osigurati da svi - posebno zaposlenici - budu izvan pogona i na sigurnom. Gubitak zaposlenika zbog katastrofe mogao bi osakatiti vaše poslovanje, ovisno o važnosti zaposlenika u vašem poslu. Jednom kada dođete do određenih punktova za evakuaciju, izvršite brojanje glava svojih zaposlenika kako biste osigurali da su svi prisutni i dobro. Ako je bilo koji zaposlenik pogođen katastrofom, počnite ulagati napore kako biste im pomogli da se oporave što je prije moguće.
Korak 2: Procijenite stupanj štete načinjene od katastrofe. Jeste li izgubili svoj inventar? Jeste li izgubili neke vitalne podatke o kupcima i proizvodima? Je li katastrofa uzrokovala značajnu štetu vašem podatkovnom centru? Jeste li izgubili neku važnu imovinu svog poslovanja ? Vaši će odgovori odrediti koje korake trebate poduzeti u pravcu potpunog oporavka izgubljenih entiteta.
3. korak: Obratite se trećim stranama koje bi vam mogle biti od pomoći. Stupite u kontakt sa svojim dobavljačima i kupcima kako biste ih informirali o razvoju i tražite njihovu podršku dok pokušavate ponovo pokrenuti svoje poslovanje. Uz to, stupite u kontakt sa osiguravajućim društvom kako biste započeli korake u slučaju zahtjeva.
4. korak: sazvati sastanak svojih zaposlenika, rukovoditelja i dioničara. Na sastanku ih trebate obavijestiti o dužini vremena koja će vam trebati za oporavak te istaknuti različite strategije oporavka u vašem planu kontinuiteta.
5. korak: započnite obnavljanje dobara ili usluga koje su potrebne da bi se poslovanje vratilo na funkcionalnu razinu, čak i ako se zgrada vaše tvrtke još uvijek obnavlja. Ako bilo koji od vaših zaposlenika za sada može komunicirati, onda to dopustite, jer vaš je cilj što prije vratiti vaše poslovanje na noge.
Korak 6: Provjerite pokriće osiguranja i utvrdite koja oštećena imovina ( poput hardvera / softvera i infrastrukture treba zamijeniti . Sastavite cijeli popis te imovine i analizirajte kako ćete ih zamijeniti. Popis pošaljite i osiguravajućem društvu kao trošak nadoknade izgubljene imovine.
Iako se planovi kontinuiteta poslovanja razlikuju ovisno o poslovanju i vrsti katastrofe koja se očekuje, ovi su koraci primjenjivi na gotovo sve planove kontinuiteta poslovanja.