Zabrinuti ste zbog curenja povjerljivih informacija tvrtke i želite ih spriječiti? Ako je odgovor DA, evo 10 najboljih načina za zaštitu poslovnih dokumenata.
Svijet je globalno selo i internet nam je olakšao vođenje poslovanja, ali jedna od nedostataka interneta je ta što je olakšao kompromitiranje poslovnih podataka i krađu podataka. Vlasnici tvrtki postali su vrlo važni da poduzmu proaktivne korake kako bi spriječili da njihove poslovne informacije budu ugrožene, a poslovne tajne ne budu ukradene. Pogledajmo neke od načina na koji se poslovne informacije kompromitiraju:
3 načina poslovne informacije postaju kompromitirane ili ukradene
- Promjena zaposlenika -: Kada zaposlenik neko vrijeme radi za vas, on puno nauči o vašem poslu i vjerojatno sazna neke poslovne tajne koje koristite za poboljšanje uspjeha vašeg poslovanja. Sada, ako se zaposlenik odluči napustiti vašu tvrtku da radi za konkurenta, on može otkriti neke od tih tajni. Zaposlenik također može napustiti vašu tvrtku da započne sličan posao kako bi vam postao konkurent i koristeći neke svoje poslovne tajne kako bi poboljšao svoje poslovanje.
- Investitori i partneri :: U procesu traženja sredstava za vaše poslovanje, od vas bi se traženo da predstavite poslovni plan koji bi se koristio za procjenu održivosti poslovanja. Ovaj poslovni plan može sadržavati neke jedinstvene poslovne ideje i strategije koje investitori mogu ukrasti, osobito ako se posao na kraju ne uspije.
- Hakiranje :: Podaci o vašoj tvrtki također bi mogli upasti u neželjene ruke putem internetskih hakera.
Pa, kako zaštititi povjerljive poslovne informacije i dokumente od neželjenih ruku?
10 Način pokrivenih željezom za zaštitu povjerljivih informacija / dokumenata
1. Analizirajte poslovne podatke kako biste utvrdili koje bi trebale biti zaštićene od neupadanja u ruke. Ako imate neke podatke koje smatrate poslovnom tajnom, morat ćete ih pažljivo analizirati. Trgovinske tajne obično se definiraju kao informacije ili ideje jedinstvene s kojima posao koristi za postizanje prednosti nad svojim konkurentima.
2. Osmislite politiku zaštite podataka koju ćete priopćiti svojim zaposlenicima kako bi im pomogli da razumiju vrste podataka koje moraju čuvati u tajnosti, a također će im pomoći da shvate svoje odgovornosti za čuvanje takvih podataka. Organizirajte i redovite sastanke i obuke kako biste podsjetili zaposlenike na potrebu zaštite podataka tvrtke.
3. Stvorite područja za pohranu povjerljivih dokumenata . To područje treba biti visoko osigurano i nadzirano kamerama, a neovlašteni pristup treba snažno spriječiti.
4. Postupak uklanjanja dokumenata -: Način uklanjanja neželjenih dokumenata također je vrlo važan. Dokumenti mogu doći u neovlaštene ruke ako se ne odlažu pravilno. Dakle, važno je da kupite uređaj za uništavanje papira za uništavanje neželjenih dokumenata ili da angažirate izvođače drobljenja papira da to urade u vaše ime.
5. Osigurajte da su svi povjerljivi podaci pravilno označeni i navedeno je da se dokument ne može kopirati ili koristiti bez odobrenja.
6. Kada zapošljavate zaposlenike da rade za vas, trebali biste osigurati njihovo potpisivanje ugovora kao dio uvjeta zaposlenja. Neki od dokumenata koje biste trebali zatražiti da potpišu uključuju:
- Klauzula o nekonkurentnosti - ovo je ugovor koji je zaposlenik potpisao u kojem se navodi da se neće baviti sličnim poslom u konkurenciji protiv poslodavca.
- Neprijavljivanje - ovo je još jedan ugovor koji bi trebali tražiti od svog zaposlenika da potpiše izjavu da on / ona neće tražiti kupce, poslovne mogućnosti ili zaposlenike bilo izravno ili neizravno od vaše tvrtke.
7. Uključite ugovore o povjerljivosti u ugovorne dokumente -: poslovne informacije ne propuštaju se samo kroz zaposlenike. Ponekad mogu procuriti dobavljači, konzultanti i davatelji usluga. Na primjer, bankovni privatni podaci mogu biti ugroženi putem IT savjetnika. Zbog toga bi svi vlasnici tvrtki trebali postaviti svoju dužnost da u svoje ugovorne dokumente uključe sporazume o povjerljivosti s bilo kojim pružateljima usluga.
8. Vlasnici tvrtki također bi trebali pokušati u što većem broju smanjiti broj ljudi koji imaju pristup povjerljivim dokumentima.
9. Kad zaposlenik napušta tvrtku, trebali biste ih zapamtiti da im vrate sve dokumente i imovinu tvrtke u njihovom vlasništvu, a također ih podsjetite na potrebu i posljedice nepridržavanja njihovih sporazuma o povjerljivosti.
Ako i dalje imate zabrinutosti da takav zaposlenik može otkriti poslovne tajne novoj tvrtki u kojoj je bio zaposlen, možete mu poslati službeni dopis kojim će ga obavijestiti o ugovoru o neotkrivanju i povjerljivosti kojeg je zaposlenik potpisao sa svojim društvo.
10. Zaštitite svoje e-dokumente :: Ako internet često koristite u svom poslu, važno je da zaštitite svoje dokumente. Možete razgovarati s IT savjetnikom o načinima na koje možete zaštititi svoje podatke na internetu.
11. Nadgledajte svoje posjetitelje:: Osigurajte da je posjetiteljsko područje u vašim poslovnim prostorima odvojeno od radnog područja i da se posjetitelji pažljivo prate kako bi se izbjegao neovlašteni pristup područjima s ograničenjima.
12. Kad zaposlenik napusti tvrtku, osigurajte da promijenite sve lozinke i sigurnosne kodove poznate zaposleniku.
5 koraka koje treba poduzeti kada se vaše poslovne informacije dovedu u pitanje?
a. Prvo biste trebali saznati kako se i zašto dogodilo . Kako je procurila informacija? Je li to rezultat slabosti u vašem sustavu ? Važno je da prvo utvrdite kanal curenja kako biste pomogli u pronalaženju rješenja.
b. Potražite pravnu pomoć ako je potrebno -: Ako otkrijete da su informacije procurile kao posljedica kršenja ugovora, možda ćete morati uključiti svog odvjetnika kako bi odgovorna strana mogla biti tužena i isplaćena za naknadu štete. Također, ako smatrate da bi informacije koje su procurile mogu biti opasne za vaše poslovanje ili kupce, tada će vam trebati pravna podrška radi vaše zaštite.
c. Obavijestite svoje zaposlenike i sve pogođene strane o incidentu.
d. Poduzmite proaktivne korake za smanjenje štete. U slučaju hakirane web stranice, možda ćete se morati potpuno zatvoriti na neko vrijeme da biste je mogli očistiti.
e. Također biste trebali poduzeti korake za sprečavanje budućih pojava.