Kao vlasnik tvrtke, izvršni direktor tvrtke ili drugi dionici u tvrtki, od vas će se tražiti da redovito ili u nekim prilikama održavate sastanke odbora. Kako se ovi sastanci služe u svrhu grupne komunikacije i razmjene ideja među velikim zvijezdama u tvrtki ili industriji, morate shvatiti kako ih učinkovito provoditi kako biste postigli ovu svrhu.
Ako sastanak odbora uspije, najviše zasluga pripada pojedincu koji je sjednicom predsjedao. A ako ne uspije postići svoju svrhu, najveći dio krivice prelazi na istu osobu. Jedina razlika između uspješnog sastanka i neuspjelog leži u tome kako se vode oba. Želite li voditi uspješne sastanke odbora koji će postići svoju svrhu ? Sljedećih deset savjeta će vam pomoći.
- 10 razloga zašto su poslovni sastanci gubljenje vremena
10 snažnih savjeta za uspješno vođenje sastanka odbora
1. Definirajte ciljeve i raspodijelite dnevni red unaprijed
Jedan od najjednostavnijih načina gubljenja vremena na sastanku je tražiti od sudionika da predlože ideje ili prijedloge za nešto o čemu prvi put čuju sastanak. Ipak, ta je pogreška vrlo česta.
Umjesto da trošite dragocjeno vrijeme na sastanku pretvarajući ga u sesiju razmišljanja, možete stvoriti strukturu sastanka i unaprijed priopćiti dnevni red pozvanim sudionicima. Na taj način oni bi smislili ideje i čak ih precizirali prije datuma sastanka. To će vam uštedjeti puno vremena i pomoći vam da postignete više u jednom sastanku.
2. Vodite računa tijekom sastanka
Dobri sastanci proizvodi su dobrog vodstva. Dakle, budite pod nadzorom sastanka i jasno stavite do znanja sudionicima da namjeravate održati sastanak relevantnim i kratkim. Postavite sat na kojem će ga svi vidjeti kako bi pokazali kolegama na sastanku da zaista cijenite njihovo vrijeme. Tijekom sastanka pobrinite se da vaše rasprave ne pređu izvan teme. Svaki put kad se to dogodi, ponovno usmjerite skupinu podsjećajući ih na relevantna pitanja koja su na dnevnom redu sastanka.
3. Dopustite svima da daju svoj doprinos
Suština poziva na sastanak u prvom redu je osigurati dvosmjerni tijek komunikacije. U tom je svrhu važno poticati iskrene i relevantne doprinose svih prisutnih na sastanku. Kao voditelj sastanka lako možete pasti u grešku nošenja svog mišljenja na rukavu, ali morate biti oprezni ako to postigne, jer poražava svrhu sastanka. Izbjegavajte iskušenje da odmah odbacite doprinose drugih ljudi - čak i kad zvuče opasno ili glupo.
4. Završite svoj sastanak akcijskim planom
Jedan od karakteristika uspješnog sastanka je akcijski plan koji detaljno opisuje različite strategije koje će se provoditi na temelju odluka donesenih na sastanku, osobe odgovorne za provedbu, datum i vrijeme provedbe te očekivani rezultat strategiju.
5. Vodite detaljne zapisnike sastanka
Važno je imati zapisnik o zapisniku ili sastanku. Zapisnici će poslužiti kao dokaz da je sastanak održan i povijesna referenca za pojašnjenje svih sumnji ili nesporazuma koji bi mogli nastati tijekom postupka sastanka.
6. Uklonite sve smetnje sa mjesta događaja
Iako se očekuje da svi sudionici sastanka riješe sve osobne distrakcije, poput pametnih telefona i tableta, jednako se očekuje da vi - kao voditelj sastanka - uklonite sve ometenosti s mjesta sastanka. Na primjer, ako će se sastanak održati u sali za pokretanje vaše tvrtke, isključite LED televizor jer će vaši polaznici biti teško da ga ne gledaju u intervalima tijekom sastanka ako ga nastavite držati.
7. Nikada nikoga ne prekidajte
Čak i ako ste nadređeni svim ostalim sudionicima sastanka, uvijek se morate oduprijeti iskušenju da uđu kad govore. Čak i ako se ne slažete s onim što govore ili mislite da je to sranje, dopustite im da završe prije nego što se pozabave njihovim pitanjima.
8. Obratite maksimalnu pažnju
Kada vodite sastanak, svi održavaju kontakt očima s vama dok govore. Slušajte ih pažljivo, način na koji im možete reći da poštujete njihovo mišljenje i da ste voljni da ih saslušate. Samo nekoliko stvari drugima može smetati na sastanku, nego prepirati se s vašim pametnim telefonom dok govore. Šalje signale da ne cijenite njihovo mišljenje i da sam sastanak nije važan za vas.
9. Dobro upravljajte sukobom-: uobičajeno je da sukobi nastaju na sastancima odbora. Ako se to dogodi na sastanku koji vodite, pokušajte to što više kontrolirati, a da nikome ne ostavljate teške osjećaje.
10. Prepoznajte i zahvalite svima prisutnima
Na kraju sastanka odbora potvrdite prisutnost svih prisutnih i zahvalite im što su prisustvovali sastanku i dali značajne doprinose. Recite sudionicima da ih cijenite motivirat će ih da budu više angažirani na sljedećim sastancima.