Učinkovito vođenje bilješki na poslovnim sastancima vještina je kojom trebate svladati. A ako ste igrač u korporativnom ili poslovnom svijetu, bez sumnje ćete morati savladati ovu vještinu, jer ćete morati prisustvovati poslovnim sastancima na kojima je uzimanje bilješki vrlo važno.
Iako biste mogli imati sekretaricu ili pomoćnika koji za vas uzima bilješke o poslovnim sastancima, neće vam se činiti isto kada prisustvujete važnoj poslovnoj konferenciji u inozemstvu ili improviziranom sastanku s klijentom ili dobavljačem izvan ureda.
Čak i ako ste nekoliko puta vodili bilješke za osobnu upotrebu, to ne znači da ćete biti dobri u bilježnicama s poslovnih sastanaka. To je zato što unošenje bilješki na poslovnim sastancima uopšte zahtijeva drugačiji skup vještina. Na primjer, u osobnim bilješkama možete koristiti kratice i kratice, ili čak crteže koje samo vi možete protumačiti. Vaše osobne bilješke ne moraju slijediti obrazac ili pokazati bilo kakvo razmatranje za drugog čitatelja. I ne moraju biti uredni jer su samo za vašu upotrebu.
No, bilješke o poslovnim sastancima služe potpuno drugačijoj svrsi, jer su napisane za druge i služe kao povijesni dokumenti koji označavaju odluke i radnje poduzete ili raspravljene na poslovnom sastanku. Trebate li voditi bilješke na poslovnom sastanku; sljedeći savjeti će vam pomoći da ih učinkovito iskoristite.
10 Učinkovita napomena uzimanje strategija i savjeta za poslovne sastanke
1. Koristite olovku i papir
Možda ćete htjeti tvrditi da se sada nalazimo u svijetu tableta, bilježnica i PDA uređaja. Ali istina je da je upotreba olovke i papira manje nametljiva, olakšavajući vam održavanje vida s osobom koja razgovara. Osim što stvaraju zid između vas i osobe koja razgovara, digitalni uređaji izgledaju kao da radite na nečem drugom ili razgovarate s nekim čak i ako niste. A još je lakše odvratiti pozornost dok koristite ove uređaje.
2. Naučite i koristite kraticu
Ne, skraćenica nije samo za tajnike i novinare. To je još uvijek relevantno za bilježenje na poslovnim sastancima, posebno kada slušate govornika koji brzo govori. Učenje skraćenice nije tako teško ako možda mislite. Jednostavno pretražite na internetu korisne i relevantne resurse i možete ih savladati u roku od nekoliko mjeseci.
Ako nemate vremena za učenje kratkih ruka, možete formulirati vlastite kratice i mnemonike koje ćete upotrebljavati dok bilježite bilješke o poslovnim sastancima. Slobodni ste zastupati sve kako želite; samo se pobrinite da vam to ima smisla.
3. Samo istaknite ključne točke
Dosadit će vam uzimanje bilješki ako pokušavate srušiti sve. Kada bilježite bilješke na poslovnom sastanku, slušajte sve, ali zapišite samo važne i relevantne stvari. Nepotrebno je, ali ne morate zapisati kratku šalu ispucalu sastanka.
- Pripremite pismeno izvješće odmah nakon sastanka
Kao što je ranije rečeno, poslovna bilješka služi kao povijesni dokument i referenca - ali samo kad je razrađena u opsežni pisani članak. Sigurno ne možete očekivati da će tvrtka zadržati grubo napisan list na kojem ste pisali tijekom sastanka. Morate pripremiti uredno napisan izvještaj koji je pregledniji i razumljiviji svim čitateljima.
Pokušajte pripremiti izvještaj odmah nakon sastanka, dok je sve još svježe u vašim mislima. Čak i ako od vas ne zatražite da predate službeno izvješće, dokument možete koristiti za svoju osobnu arhivu ili kao dokaz u slučaju sukoba oko rasprave.
- Slušajte s pažnjom
Nakon što započne poslovni sastanak, započinje vaša dvostruka uloga slušanja i uzimanja bilješki. Iako je raditi oboje zajedno teško je i naizgled nerealno, ako želite biti bolji u jednom, trebalo bi to slušati. Ako ste u mogućnosti preslušati svaki važan detalj, a da pritom ne propustite nijedan, uvijek možete uključiti sve što ste propustili napisati kasnije.
- Znajte razliku između različitih vrsta izjava
Tijekom poslovnog sastanka, sudionici tijekom rasprave koriste različite vrste izjava. Tu spadaju mišljenja, činjenice, pitanja, prijedlozi, nagađanja, pitanja i tako dalje. Morate znati kako shvatiti svaku od ovih vrsta izjava da ne biste miješali stvari. Znate da to može biti zbunjujuće kad prijedlog prijavite kao činjenicu.
- Neka bude kratko i jednostavno
Bez obzira na način na koji ste zapisali što se događa tijekom sastanka, vaše konačno izvješće mora biti dovoljno jasno i jasno u korist drugih. U tu svrhu osigurajte da je vaš jezik svima razumljiv i objektivan.
- Zabilježite sve o sastanku
Dok bilježite bilješke na poslovnom sastanku, ne zaboravite dodati sve potrebne detalje o sastanku; na stranu rasprave. Oni uključuju vrstu sastanka ( bilo planiranog ili izvanrednog ), svrhu sastanka, datum i vrijeme sastanka, ime osobe koja je sazvala ili predsjedala sastankom, imena osoba koje su prisustvovale i sve informacije u vezi sljedeći sastanak. Ovi detalji čine da vaše bilješke o sastanku budu potpunu. Ne želite da ljudi počnu pitati tko je rekao koji je ili koji datum održavanja sastanka.
9. Budite precizni :: Morate biti potpuno točni u predstavljanju detalja poslovnog sastanka, jer će to postati odobreni službeni dokument.
10. Pazljivo lektorirajte
Iako vam je cilj pružiti točne informacije o poslovnom sastanku, vrlo je važno imati i vašu bilješku bez tipografskih, gramatičkih i pravopisnih pogrešaka. Ako su vaše bilješke ispunjene tim pogreškama, time ćete podići svoju vjerodostojnost kao pouzdanog davatelja informacija.