Većina tvrtki koje s vremenom postanu velike pokrenula je malu tvrtku, baš kao što su Apple® i Microsoft®. Neki su započeli iz garaže i na kraju su prerasli u ime domaćinstva u cijelom svijetu. Istina je da, osim što imaju fantastičnu poslovnu ideju, predanost, disciplinu, predanost i pažnju prema detaljima, neki su od osnovnih atributa zbog kojih mali posao postaje toliko velik.
Ako ste poduzetnik koji vodi malu tvrtku ili se bavite maloprodajom, jedan od ključeva koji će vam trebati da vaš posao raste i postane vrlo profitabilan je postavljanje postupka koji će osigurati učinkovito upravljanje zalihama. Izreka da je 'maloprodaja detaljna' pravilno opisuje koncept učinkovitog upravljanja zalihama za male tvrtke; jednostavno morate obratiti pažnju na svaki aspekt vašeg malog poduzeća ako želite da raste.
Važnost upravljanja zalihama za vlasnike malih poduzeća
Ništa ne šalje kupca u ruke konkurenta poput neprimjerenog zaliha. Istovremeno, ništa ne ubija novčani tok i, na kraju, profitabilnost poput viška zaliha.
Kao poslovni čovjek morate voditi uravnotežen inventar kako ne biste izgubili kupca i izbjegli višak zaliha. Stoga morate imati vrlo solidan sustav upravljanja zalihama. Evo nekih važnih prednosti upravljanja zalihama.
a. Sprječavanje zaostalih situacija
Zamislite da vam najbliža trgovina prehrambenih proizvoda neprestano vaši najdraži brand žitarica, a onda čujete za još jednu trgovinu nedaleko od koje gotovo nikad ne ponestane iste marke. Naravno da biste počeli posjećivati novu trgovinu kako biste se dočepali svoje voljene marke žitarica.
I na kraju, budući da bi vam bilo nezgodno kupovati namirnice u dvije različite trgovine, morali biste odabrati jednu trgovinu - i to bi, naravno, bila trgovina koja uvijek ima ono što vam treba. Nažalost, vaša najbliža trgovina prehrambenim proizvodima izgubila je kupca zbog lošeg upravljanja zalihama.
Uvijek se morate truditi da udovoljite potrebama svojih kupaca osiguravajući da oni dobivaju pristup vašim proizvodima u svakom trenutku, a najbolji način za to je pravilno upravljanje zalihama.
b. Izbjegavanje pretjerane zalihe
Prekomjerno skladištenje je samo po sebi problem. Ako imate previše proizvoda, postoji vjerojatnost da nećete biti u mogućnosti prodati ih na vrijeme i postoji velika vjerojatnost da će se neki proizvodi pokvariti ili čak zastarjeti što vodi ogromnim gubicima za vaše poslovanje.
c. Smanjeni troškovi držanja -: troškovi držanja zaliha vrlo su povezani s veličinom zaliha. Ako zadržite samo pravu količinu zaliha, ne biste trebali pretjerano trošiti na skladištenje, održavanje, osoblje i sve ostale troškove držanja.
d. Smanjenje krađe i krađe
Drugi problem koji dolazi s upravljanjem zalihama, a što pravilno upravljanje zalihama pomaže u sprečavanju je smanjenje krađa. Uvijek postoje nepošteni zaposlenici ili kupci koji pokušavaju „sami sebi pomoći“ s nekim od proizvoda tvrtke. Uz pravilno upravljanje i nadzor zaliha, mogli biste lako otkriti i kontrolirati takve situacije.
e. Upravljanje obrtnim kapitalom
Za upravljanje svim aspektima vašeg poslovanja potrebna su vam obrtna sredstva. Ali kada u skladištu robe uronite previše novca, mogu se patiti i drugi aspekti vašeg poslovanja jer ne bi bilo dovoljno sredstava za obavljanje drugih aktivnosti.
Upravljanje zalihama pomaže vam držati odgovarajuću količinu zaliha. Vaše zalihe neće biti previše takve da biste u nju morali potopiti previše obrtnog kapitala. I neće biti premalo takvih da se obrtni kapital ne iskoristi na učinkovit način.
f. Adekvatne sirovine
Upravljanje zalihama je još važnije za proizvođače, jer vam ni u jednom trenutku nije dopušteno da vam ponestane sirovina. Ako vam ikada ponestane sirovina ili bitnih sastojaka za proizvodnju, to bi moglo dovesti do gubitaka poput gubitaka plaća isplaćenih radnicima, gubitka vremena i drugih takvih gubitaka. Proizvođači koriste upravljanje zalihama kako bi osigurali da su uvijek dostupne odgovarajuće količine proizvodnog materijala.
g. Točno računovodstvo dobiti
Inventar je sam po sebi poslovno sredstvo. A kad pripremate svoj financijski izvještaj, morate navesti točnu vrijednost svog trenutnog zaliha. Bez pravilnog upravljanja zalihama, ono što biste dobili u najboljem slučaju je pretpostavljena ili čak pretjerana brojka. To automatski znači i povećanu dobit i netočna financijska izvješća.
h. Ponovno naručivanje
Upravljanje zalihama pomaže vam znati kada možete naručiti nove zalihe. Također vam pomaže da izbjegnete kašnjenje u procesu ponovne narudžbe. Ponekad, kada preuređujete neke vitalne proizvodne materijale, dobavljaču bi trebalo vremena prije nego što obradi vašu narudžbu i isporuči vama. Uz pravilno upravljanje zalihama, shvatili biste da je isteklo vrijeme isporuke svakog dobavljača i da biste ga mogli ponovno naručiti u odgovarajuće vrijeme.
ja. Učinkovitost skladišta
Ako imate vrlo veliko skladište ili nekoliko skladišta, postaje teško znati koje skladište sadrži koje predmete, a to dovodi do nepotrebnih kašnjenja u procesu proizvodnje. Uz adekvatno upravljanje zalihama, takvi se problemi mogu otkloniti ili svesti na najniži minimum. Također pomaže značajno smanjiti troškove skladištenja.
j. Identifikacija potencijalnih problema
Pravilno upravljanje zalihama olakšava brzo prepoznavanje potencijalnih problema proizvodnje koji su povezani sa upravljanjem zalihama i omogućava vam i brzo poduzimanje radnji.
Iako praćenje zaliha nije ugodan zadatak, to je ključni aspekt uspješnog poslovanja. Imajući dobar sustav za praćenje zaliha i prodaje pomoći će vam da shvatite kakvu robu imate na zalihi, što ste prodali, što je još na redu i kada će vaše narudžbe stići.
S takvim sustavom možete brzo prepoznati proizvode koji se brzo prodaju i koje trebate ponovno naručiti i sporo prodavati proizvode koje trebate označiti ili agresivno promovirati. Osim toga, praćenje vašeg zaliha redovito i učinkovito može vam pomoći u održavanju umjerenog inventara koji nije previše ili premalo.
Previše zaliha povezuje sredstva koja bi se inače mogla upotrijebiti za troškove rada ili druge važnije svrhe. S druge strane, premalo zaliha omogućuje vam gubitak prihoda jer nemate dovoljno proizvoda za prodaju. Raspravljajući o važnosti praćenja zaliha i prodaje, razmotrimo sada kako pratiti zalihe i prodaju u vašem malom poduzeću. Postoji mnogo načina praćenja vašeg inventara, a sve ove metode potpadaju u dvije kategorije: ručne i automatizirane.
Dva načina za praćenje zaliha i prodaje
I. Ručna metoda
Da biste pratili svoj inventar ručnom metodom, počnite brojeći svoje proizvode da biste odredili početni popis. Zatim kategorizirajte svoj inventar najprije prema nazivu proizvoda, a zatim prema drugim određenim atributima proizvoda, kao što su boja, veličina, upotreba, datum ili stil.
Na primjer, ako imate parfeme kao zalihu, morat ćete ih razvrstati po imenu, zatim prema muškarcu ili ženi ili oboje, a zatim prema veličini. Na taj način možete lakše pratiti što vam treba, a što niste prodali. Nakon razvrstavanja predmeta u svom inventaru u kategorije, stvorite proračunsku tablicu u programu Microsoft Excel da biste pratili svoj inventar i prodaju.
Jednostavno stvorite radni list za svaki proizvod i navedite početni broj inventara za taj proizvod. Od toga trenutka po potrebi prilagodite početni broj zaliha. To jest, oduzmite od prodaje svaki prodajni proizvod svakog proizvoda i dodajte mu nove dolaske. Učinite to najmanje jednom tjedno, prilagođavajući ukupni inventar po potrebi.
Microsoft Excel bit će dovoljan ako na zalihama imate manje od 10 različitih predmeta. Međutim, ako imate više od 10 predmeta na zalihama, bolja opcija je postaviti bazu podataka u inventaru u programu Microsoft Access. Microsoft Access nudi predloške inventara koji su polu-automatizirani, privlačniji i jednostavniji za upotrebu. Možete i ispisati prikladna izvješća o zalihama kako biste pratili prodaju, dodavanja zaliha i povrate. Međutim, još uvijek nije tako učinkovit kao potpuno automatizirani sustav.
II. Automatizirana metoda
Ako vodite tvrtku koja u svom inventaru ima nekoliko različitih predmeta (kao što je trgovina na malo), morat ćete koristiti automatizirani sustav, jer će ručni način praćenja zaliha i prodaje biti previše glomazan, ako se uopće može raditi.
Iako postoji mnogo automatiziranih metoda, najčešća i najučinkovitija uključuje integriranje profesionalnog softvera za upravljanje zalihama sa skenerom barkoda i registara u vašoj trgovini. Svaki proizvod ima jedinstveni barkod koji se skenira na blagajni. Barkod sadrži cijenu, kao i ostale relevantne podatke o predmetu.
Nakon što skener barkoda otkrije i registrira proizvod za prodaju, automatski bilježi prodaju i oduzima broj jedinica tog predmeta kupljenog od ukupnog broja preostalih jedinica u trgovini. To se radi u roku od nekoliko sekundi.
Druga metoda uključuje upotrebu radiofrekvencijske identifikacije koja svaki inventar označava plastičnom oznakom koja sadrži programirajući mikročip i malu antenu. Oznake sadrže relevantne podatke o svakom proizvodu i mogu ih čitati posebni ručni čitači.
Iako je ova opcija skuplja od upotrebe barkodova, dolazi s mnogim prednostima. Oznake se mogu čitati s velike udaljenosti. Ogromna hrpa označenih predmeta može se pročitati odjednom, a informacije na oznakama mogu se odmah ažurirati jer se predmeti premještaju s jedne točke na drugu u vašoj trgovini. Zanimljivo je da se oznake mogu postaviti tako da aktiviraju alarm kad artikl napusti trgovinu - sprečavajući krađu označene robe.
Dakle, ako prodajete predmete koji su jako skupi, poput nakita, bilo bi vam bolje s ovom opcijom. Čak i ako pratite prodaju i zalihe automatiziranim sustavom, izvršite ručnu provjeru barem jednom godišnje kako biste osigurali da niste izgubili neke stvari.
10 učinkovitih savjeta za upravljanje zalihama za male tvrtke
Istina je da će se, ako ne vodite odgovarajuće evidencije o svim transakcijama proizvoda i usluga u vašem poslu, vjerojatno boriti za zaradu, a to će zasigurno utjecati na vaš proračun. Zapravo, loše upravljanje zalihama dio je onoga što poduzeće bankrotira. Sada ćemo brzo proći kroz 10 učinkovitih savjeta za upravljanje zalihama za male tvrtke:
1. Napravite specijalno sranje u Excelu za svakodnevno uzimanje zaliha
Jedna od osnovnih stvari koju trebate učiniti kako biste osigurali učinkovito upravljanje zalihama za svoju malu tvrtku je stvoriti posebna sranja izvrsnog širenja s ciljem svakodnevnog pregleda zaliha. Na primjer, ako vodite mamu i pop biznis i ne možete si priuštiti prilagođeni softver, možete ispisati izvrsna sranja i ručno uzimati zalihe; knjiga u tvrdom uvezu može čak poslužiti istoj svrsi.
2. Osigurajte da svaku robu koja uđe u vaš magacin dokumentiraju različiti službenici
Drugi savjet koji će vam jamčiti učinkovito upravljanje zalihama za vašu malu tvrtku jest osigurati da svaku robu koja uđe u vaše skladište ili trgovinu dokumentira različita službena osoba. Postupak je jednostavan, nakon što kamion doveze robu do vašeg skladištara, vozač kamiona će sigurnosnom čovjeku na vratima predstaviti putnu knjižicu, zaštitar će potvrditi i uzeti svoj vlastiti stalež, a zatim upravitelja skladišta također bi trebao uzimati svoje zalihe odvojeno od zaštitara.
4. Posavjetujte se s proizvođačima softvera za razvoj prilagođenog softvera za zalihe za vaše poslovanje
Postoje prilagođeni softver za zalihe koji osigurava učinkovito upravljanje zalihama; to će vam pomoći u stvaranju računa te također generirati primitke za sve poslovne transakcije. Istina je da većina malih poduzeća možda neće moći platiti programeru softvera koji bi im pomogao da razviju prilagođeni softver za svoje poslovanje. Ako si možete priuštiti prilagođeni softver za vaše poslovanje, to svakako učinite.
4. Omogućite prisilno izdavanje potvrde za svaku poslovnu transakciju
Sljedeći savjet za učinkovito upravljanje zalihama za male tvrtke je provođenje izdavanja potvrda za svaku poslovnu transakciju. Zapravo je izdavanje potvrde elektronskim putem. To će vam pomoći da rupe u utičnici vašeg poslovanja mogu iscrpiti vaše poslovanje.
5. Potaknite upotrebu POS stroja u odnosu na gotovinu
Ako želite implementirati učinkovitu strukturu upravljanja zalihama za svoju malu tvrtku, tada morate potaknuti gotovinsku transakciju. Korištenje strojeva na prodajnom mjestu (POS) učinkovit je način za minimiziranje prijevara u malim poduzećima. Uz POS strojeve možete biti sigurni da vam prodajne djevojke / dečki neće ukrasti novac.
6. Stvorite centralni sustav baza podataka:
Morali biste stvoriti središnji sustav baze podataka, posebno ako imate više prodajnih mjesta. Centralizirani sustav baza podataka olakšat će lako praćenje svake poslovne transakcije u vašoj tvrtki u stvarnom vremenu. Zapravo možete sjediti u svom uredu ili kući kako biste pratili tijek svog poslovanja nakon što imate centralizirani sustav baza podataka.
7. Razviti svoj prilagođeni sustav praćenja
Postoje razni sustavi za praćenje koje možete uspostaviti za provođenje učinkovitog upravljanja zalihama za svoju malu tvrtku. Možete sjesti sa svojim timom i odrediti najbolji sustav praćenja koji će odgovarati vašem poslu. Ali ako vodite prijevoz robe ili taksi prijevoz, možete ugraditi tragač automobila u sve svoje kamione i kabine - to je najjednostavniji i najpovoljniji način praćenja zaliha za takve poslove.
8. Stvorite poslovni proces koji će vam pomoći da dobijete povratne informacije od svojih klijenata
Drugi način implementacije učinkovitog upravljanja zalihama za vašu malu tvrtku je stvaranje poslovnog procesa koji će vam pomoći da dobijete povratne informacije od svojih klijenata. Na primjer, u nekim bankama, kad god položite gotovinu, kopiju svog prodavatelja trebate baciti u okvir unutar banke, a također ćete morati unijeti detalje svoje transakcije u knjigu. Možete usvojiti ovaj model praćenja zaliha ako odgovara vašem poslu.
9. Obavijestite svoje dobavljače i dobavljače o izvještaju koji želite od njih
Drugi način da osigurate učinkovito upravljanje zalihama za svoju malu tvrtku je uspostaviti vezu s dobavljačima i dobavljačem kako biste razgovarali o vašim očekivanjima od njih kada je u pitanju popis. Vaš dogovor s njima mogao bi biti taj da detaljima svih transakcija s njima možete pristupiti na dvomjesečnoj osnovi, šest mjeseci ili čak godišnje. To je način uspoređivanja zapisa kako biste bili sigurni da ste na putu.
10. Unajmite konzultanta s popisom koji će vam pomoći da povremeno pregledate svoju strukturu zaliha
Napokon, jedna od stvari koju trebate uspostaviti kako biste osigurali da implementirate učinkovit stil upravljanja zalihama za svoju malu tvrtku je da zaposlite konzultanta s popisom zaliha koji će vam povremeno pregledati izvještaj i strukturu zaliha. Ovaj će vam pristup pomoći da ispravite pogreške u svom poslovnom procesu.
Eno ga; 10 učinkovitih savjeta za upravljanje zalihama za male tvrtke.